様々な取材をお受けする際、「『オフィスがいらなくなるかもしれない』などと叫ばれている中で、今後、受付って必要なくなるのでしょうか？」といった質問をいただくことがあります。そして「受付嬢の今後はどうなるのでしょうか？」と聞かれることもあります。実際、どうなのでしょうか？
弊社の「RECEPTIONIST（レセプショニスト）」というクラウド受付サービスは、来客履歴を全てデータで残すことができます。今回はそのデータを元に、緊急事態宣言が発令される前後の受付の状況を比較し、それを踏まえて今後受付にどのような変化が訪れるかを推察していきたいと思います。
来客数は減るものの…
こちらはRECEPTIONISTが受付した2020年の「来客回数」のデータになります。ご契約いただいている企業約3000社がRECEPTIONISTを使用して受付した回数を合計したものです。
来客回数は2月にピークに達していますが、日本でも新型コロナウイルスによる感染症が広がり出した3月に減少が始まり、緊急事態宣言が発令された4月から5月にはピーク時の85％となりました。政府が目指した「人との接触を8割減少させる」という目標を、企業の来客回数においては達成していると言えます。企業が協力的に動き、見事に実現していますね。では、契約企業ごとにみたRECEPTIONISTの稼働率も85％減少したかと言うとそうでもありません。
次にこちらのデータをご覧ください。
こちらは、2020年に、1カ月に1度でもRECEPTIONISTを使って受付をした「企業数」を月ごとにあらわしたデータになります。こちらを見ると、緊急事態宣言発令中の4～5月における減少の具合は、2月に比べて25％ほどです。
これら2つのグラフがつまり何を意味しているかと言うと、「来客は減らせるけど、ゼロにすることはできない」ということです。接触を削減しなければいけない時期であっても、例えば、業者の対応や採用面接、対面で実施せざるを得ないアポイントなどがどの企業でも少なからず発生しているといえます。
コロナ時代のいま、「無人受付」を検討する理由
一つ目のグラフを見ると、緊急事態宣言解除後の来客数は復調してきていますが、コロナが広がる前ほどは戻っていません。コロナが広がる前と後で弊社にお問い合わせいただく理由にも変化が出てきました。感染拡大以降にRECEPTIONISTの導入を検討される理由、解消したいリスクや導入時の要望は次のようなものです。
▼内線電話を撤去したい
- 不特定多数の人が機器に触り、受話器に話しかけるので感染のリスクがある
- 取次により不必要な接触が発生する
- 受付からの電話対応のため、誰かしらが出社する必要がある
▼来客履歴を正確かつ手間をかけず残したい
- クラウド受付なら、社内外に感染者が出た際、「いつ、誰と誰が会っていたのか」を把握し、迅速な対応ができる
- 検温情報なども一緒に残しておきたい
▼来客数が減少し、有人の受付を見直したい
- 従来の来客数を想定した人事配置のままでは、来客数が減った場合に受付スタッフを雇うコストのほうが大きくなってしまう
- 会社として感染のリスクが高い「受付スタッフ」を残すことの意義が問われる
以前は「業務の効率化」「受付をスタイリッシュにしたい」「フリーアドレス化の実現」「取次によって発生している工数の削減」というのがクラウド受付を検討する大きなきっかけでした。しかし現在は、「感染リスクの最小化」「感染者発生時の対応環境の整備」といった企業としてのリスクマネジメント的な観点でのお問い合わせも増えています。