弊社は「受付システム」だけを提供している会社だと思われることが多いのですが、実は「日程調整ツール」も提供しています。「元受付嬢がつくる『受付を効率化するサービス』」はイメージしやすいけれど、「元受付嬢がつくる『日程調整サービス』」だといまいち合点がいかない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
日程調整とはご存じのとおり、社外の方との打ち合わせ、人事の面接、社内での会議など、参加者のスケジュールを考慮しながら日時と場所を決定することですね。実は受付嬢時代、この日程調整にも多くの課題感を抱えていました。決して無縁ではなかったのです。
今回は、私が受付嬢として見てきた日程調整をめぐるトラブルを紹介し、コロナ禍の中でその日程調整がどうあるべきか、ご提案したいと思います。
受付嬢は見た！ 日程調整ミスが起こした悲劇
私が受付嬢だった時、結構な頻度で遭遇してきたのが、「日程調整ミス」から生まれる“悲劇”です。
▼14時を午後4時と勘違い
例えば、「14時」を「午後4時」と勘違いして手帳に書き写し、webカレンダーにも午後4時で登録してしまった、というお客様がいました。約束の時間を2時間も過ぎているわけですから、完全なる遅刻です。
なぜか「13時」を「11時」と勘違いする方も結構多かったです。この場合は本当の約束時間は2時間後なので、後に予定が入っていなければ出直すことでリカバリーは可能ですが、貴重な時間を無駄にする可能性もありますね。
▼面接のために上京、志望企業に到着したら…
一番印象に残っているのが、新卒面接にきた学生の話です。
地方から上京し、東京の企業に面接に来たわけですが、時間を間違えており、面接時間は過ぎてしまっていました。スーツケースを持ったまま来たのも印象的でしたが、受付で日時を確認し、学生の方が日時を勘違いしていたことが発覚。すると、受付で泣き出してしまったのです…。
私たち受付嬢にできることは、人事担当者に連絡を入れ、対応してもらうことくらいでした。この日のために準備をし、緊張しながら上京してきたことを想像すると、私たちまでもらい泣きをしてしまいそうになるくらい切ない記憶です。
その学生の方は、幸いなことに別の面接担当者の時間が空いていたため面接を受けることができ、なんと内定にまで至りました。受付嬢として関わっていた私も印象深く、ご本人とは入社後、「こんなこともあったね」なんて思い出話をすることにもなりました。